Yeni Başlayanlar için İş Süreçleri Otomasyonu Kılavuzu – ProcessMaker BPM v3.1 ile

Giriş

ProcessMaker’a ilk kez 2010 yılında, kullandığımız mevcut yazılımın yerine alternatif bir BPM yazılımı araştırırken rastladım. Çözümle ilgili daha önce hiç deneyimim olmasa da, birkaç saat içinde bir süreç oluşturabildim. Bir hafta içinde patronumu göstermeye hazır bir demo hazırladım.

Son yedi yılda, daha karmaşık iş süreçlerini otomatikleştirmek, ProcessMaker’ı kurumsal uygulamalarla entegre etmek ve özel eklentiler oluşturmak üzerinde çalıştım. ProcessMaker’ı tutkuyla proselytize ederken yeni dönüştürmelerimin her zaman başlayacağından emin değilim. Bu kitap, ProcessMaker’a yeni katılanların kavramları anlamasına ve iş süreçlerini otomatikleştirmeye başlamasına yardımcı olmak için çabalarım.

Önsöz
İşyerindeki teknolojik değişim oranı her geçen gün daha hızlı artıyor. İşletmeleri için rekabet üstünlüğü sağlamayı ümit eden iş liderlerinin bu teknolojik değişikliği benimsemekten başka seçenekleri yoktur. Bir araştırmaya göre, Global 2000 şirketlerinin CEO’larının üçte ikisi 2017 yılı sonuna kadar kurumsal stratejilerinin merkezinde dijital dönüşüme sahip olacak (Kaynak: IDC).

Mevcut ve gelecekteki CEO’lar, CIO’larının yalnızca önemli teknoloji kararlarını almalarına izin verme lüksüne sahip olmayacaklar. CIO’nun rolü ve önemi giderek artacak, ancak CEO’nun teknoloji karar vermede daha aktif bir rol alması bekleniyor. Giderek daha fazla endüstride, iş stratejisi ayrılmaz bir şekilde teknoloji stratejisiyle bağlantılı hale gelecektir.

Dijital dönüşüm kavramını iş stratejisi ile teknoloji stratejisinin birleşmesi olarak yorumluyorum. Özellikle dijital dönüşüme katkıda bulunan üç önemli faktör görüyorum:

  • Teknoloji
  • Veri
  • Süreç

Bazı işletmelerin gerçek dijital dönüşümü sağlamak için bu faktörlerden sadece birine odaklanması gerekecektir. Diğerlerinin bu faktörlerin ikisine veya üçüne odaklanması gerekecektir.

Teknolojik değişimin neden olduğu dijital dönüşüm çoğu zaman açıktır. Bu teknolojik değişiklikler, otonom araçlar, RFID / IoT ve gen düzenleme için CRISPR gibi şeylerdir. Bu teknolojiler, kelimenin tam anlamıyla endüstrileri toparlıyor. Bu saf teknoloji atılımlarının sunduğu dönüştürücü doğayı görmek kolaydır.

Veri’nin neden olduğu dönüşüm biraz daha incedir. Büyük veri kümeleri üretebilen işletmeler, büyük verilerinin para kazanılmasına dayalı yeni iş modelleri oluşturma fırsatına sahiptir. Google, topladıkları tüm arama verilerine dayanarak birkaç milyar dolarlık işletme geliştirdi. Amazon ve müşterileri, büyük veriler sayesinde bir başka büyük kazanan. Amazon’un mekanik turk, insanlara HIT (İnsan İstihbarat Görevleri) adı verilen ayrı görevleri yerine getirmeleri için ödeme yaparak büyük veri kümeleri toplar. Bu HIT’lerin sonuçları, görüntü tanıma gibi çok sayıda verinin değerli olacak kadar akıllı olmasını gerektiren şeylerde platformları daha akıllı ve daha değerli kılar.

Dijital dönüşümün üçüncü ayağı süreçtir. Günümüzde her tür yazılım bir tür süreci yönetmektedir. CRM ve ERP sistemleri, son birkaç on yıldır çoğu işletmeyi yavaşça dönüştürmektedir. Ancak, süreçler bugün sadece birkaç yıl öncesine göre daha hızlı değişiyor. Teknoloji değişikliklerinin ve büyük verilerin neden olduğu değişikliklerin etkileri tüm sektörlerde dalgalanıyor. Sonuç olarak, giderek daha fazla işletmenin süreçleri eskisinden daha hızlı otomatikleştirmesi gerekiyor. Ve otomatik hale getirildikten sonra, iş yapılmaz. Otomatikleştir ve unut diye bir şey yoktur. Kritik iş süreçleri sadece daha hızlı otomasyon gerektirmez; ayrıca daha hızlı yeniden yapılandırma gerektirir.

ProcessMaker, süreçleri daha hızlı ve daha akıllı hale getirmek için sistemleri ve insanları birbirine bağlamak için tasarlanmış modern, akıllı bir İş Süreçleri Yönetimi ve İş Akışı paketidir. ProcessMaker görsel süreç tasarımcısıyla, sistem API’lerini, web formlarını, verileri ve kişileri tek bir sürece bağlayan süreç uygulamaları oluşturmak kolaydır.

ProcessMaker’da müşterilerimizin modellediği ve otomatikleştirdiği bazı özel işlemlere örnekler şunlardır:

Kredi Başvuruları
Sipariş İsteklerini Değiştirin
Satın Alma Talepleri
Capex İstekleri
AFE istekleri
Çalışan İşe Alım Süreçleri
Sistem Erişim İstekleri
Yeni ürün geliştirme
Kullanıcılarımıza ProcessMaker 3.1 ile Dipo’nun Yeni Başlayanlar için İş Süreci Otomasyonu Kılavuzu’nu önerebildiğimiz için çok heyecanlıyız. Şahsen Dipo ile birkaç yıl boyunca çalışma şansım oldu ve hem teknik bilgisi hem de iş zekası beni çok etkiledi. ProcessMaker ve BPM için gerçekten yararlı bir rehber yazabilmek için bir yazarın her iki alanda da bilgi sahibi olması gerektiğine inanıyorum. Dipo tam da buna sahip. Dipo’nun bankacılık ve diğer sektörlerde yıllarca çalışması, ona gerçek işletmeler için gerçek süreçleri hayata geçirme konusunda derin deneyim kazandırdı. Eminim ki dünyanın her yerindeki ProcessMaker kullanıcıları bu kılavuzdan muazzam fayda sağlayacaklar.

Bu yüzden kılavuzun ve mutlu süreç otomasyonunun tadını çıkarın!

Brian S. Reale, Kurucu Ortak ProcessMaker

İş Akışı ve İş Süreci Yönetimine Giriş
Her organizasyon bir şeyler yapma yoluna sahiptir. Bu, satın alma işlemlerini, müşterilerin ve çalışanların isteklerini karşılamayı, envanteri takip etmeyi vb. İçerir. Daha sık olmamakla birlikte, bu görevler birden fazla kişiyi ve yetki sahibi bir kişinin talebi onaylama ihtiyacını veya görevi yerine getirme sorumluluğunu atan bir kişiyi gerektirir. Bu genellikle görev veya istek ilerledikçe iletilen formlar veya belgeler kullanılarak belgelenir. Belgeler, talebin ayrıntılarını ve üzerinde çalışanların imzalarını içerir.

Genellikle, bu belgeler yazdırılır ve doldurulur. Makbuzlar, faturalar vb. Gibi destekleyici belgeler varsa, bunlar da belgeye eklenir. İstek tamamlandığında, belgeler ileride başvurmak üzere dosyalanır ve saklanır.

Diğer senaryolarda, belgeleri yazdırmaktan kaçınmak ve ayrıca bir görev üzerinde çalışması gereken kişiye ulaşılamadığı veya farklı bir yerde çalıştığı zamandan tasarruf etmek için, belgeler taranır ve e-postayla gönderilir. Diğer taraf daha sonra yazdırır, belgeyi onaylar, tarar ve çalışmanın devam edebilmesi için e-postayla gönderir.

İş Akışı Nedir?
Yukarıda açıklanan senaryolar “iş akışı” olarak adlandırılabilecekleri göstermektedir. Google’da “İş akışı nedir?” bize bu tanımı veriyor – “bir işin başlangıçtan tamamlanmaya kadar geçtiği endüstriyel, idari veya diğer süreçlerin sırası”.

Bir iş akışının ne olduğuna dair çok daha karmaşık tanımlar var, ancak işleri basit tutmayı tercih ederim. Sevdiğim bir diğer tanım da, bir iş akışını “bir görevi tamamlamak için gerekli olan faaliyetler dizisi” olarak tanımlayan SearchCIO’dan. Hepsini bir araya getirerek, bir iş akışını, belirli bir iş / organizasyon hedefine ulaşmak için belirli bir sırayla gerçekleştirilmesi gereken çeşitli faaliyetler olarak düşünebiliriz.

Örnek bir iş akışı
Örneğin, çoğu kuruluşta ortak bir faaliyet nakit talebi ve raporlama giderleridir ve bu süreç bir iş akışı olarak kabul edilebilir. Bu iş akışı, aşağıdakiler gibi bir dizi etkinlikten oluşur:

Bir çalışan istekte bulunur – Başlatma
Amiri talebi onaylıyor
Finans ona istenen miktarda avans verir
Çalışan satın alma veya harcama yapar
Çalışan gideri rapor eder ve bir makbuz ekler
Denetimci raporu onaylar
Finans işçiye geri ödeme yapar veya avans bakiyesini alır
Finans muhasebe sistemini uygun muhasebe girişleriyle günceller
Gider raporu finansman muamelesi yapılmış ve dosyalanmış – Tamamlanma.

Yukarıda açıklanan iş akışı, aşağıda gösterilenlere benzer bir Nakit Avans Talebi ve Gider Emekliliği formunda belgelenebilir.

İş Süreci nedir?
Daha ileri gitmeden önce, dikkatinizi iş akışlarını – İş Süreçlerini tanımlamak için yaygın olarak kullanılan başka bir terime çekmek istiyorum. SearchCIO bir iş sürecini “… belirli bir organizasyonel hedefi gerçekleştirecek bir faaliyet ya da faaliyetler kümesi olarak tanımlar. İş süreçleri yönetimi (BPM) bu süreçleri iyileştirmek için sistematik bir yaklaşımdır. ”

Bir iş süreci tanımının, bir iş akışı tanımına çok benzediğini görebilirsiniz. Tanım ayrıca, daha sonra keşfedeceğimiz yeni bir süreç olan İş Süreçleri Yönetimi’ni de tanıtıyor. Bu, bağlamımızdaki bir iş akışının temelde bir iş süreci olduğunu ve terimleri genellikle birbirinin yerine kullanacağımızı gösterir.

Yukarıda açıklanan Gider Raporlama iş süreci örneğimize dönersek, sürecin kuruluşunuzda günlük kullanımında karşılaşılabilecek bir takım problemleri düşünebilir misiniz? Hemen akla gelen birkaç kişi aşağıda listelenmiştir

Çalışanların formdaki tüm zorunlu alanları doldurmasını nasıl sağlıyorsunuz?
Finans’ın uygun şekilde doldurulmuş ve onaylanmış bir form olmadan herhangi bir talebi ele almamasını nasıl sağlayabilir veya önemli ayrıntıları kaçırmayan e-posta ile gönderilen isteklerden kaçınabilirsiniz?
Denetim otoritelerinin izin verilen sınırların üzerindeki ilerlemeleri onaylamamasını nasıl sağlıyorsunuz?
Onaylanan bütçelere dayalı harcamaları nasıl kolayca takip edebilirsiniz?
Raporların bir makbuz veya diğer destekleyici belgeler içermesini nasıl sağlıyorsunuz?
Yukarıdaki sorulardan herhangi biri yankılanıyor mu? Kuruluşunuz da çevre bilincine sahipse, önemli bir endişe kullanılan kağıt miktarını azaltmak olacaktır. İş Süreçleri Yönetimi’nin (BPM) ele almaya çalıştığı bu tür sorulardır. Şimdi BPM’nin birkaç tanımına bakalım.

BPM nedir?
AIIM’e göre BPM, sorunsuz çalıştıklarından ve zaman içinde geliştirilebileceklerinden emin olmak için iş süreçlerini nasıl incelediğimizi, belirlediğimizi, değiştirdiğimizi ve izlediğimizi ifade ediyor.

Benzer şekilde SearchCIO, BPM’yi “bir kuruluşun iş akışını daha etkili, daha verimli ve sürekli değişen bir ortama uyum sağlama konusunda daha yetenekli hale getirmek için sistematik bir yaklaşım” olarak tanımlıyor.

Yukarıdaki tanımımızdan, BPM’nin iş akışlarımızı veya iş süreçlerimizi iyileştirmenin, yani bunları standartlaştırmanın, verimsizlikleri ortadan kaldırmanın ve daha fazla iş değeri üretmek için konumlandırmanın bir yolu olduğunu görüyoruz. Bunun bir defalık bir aktivite değil, bir faaliyet döngüsü olduğunu görebiliriz. Başlıyoruz

Hangi hedeflere ulaşılması gerektiğini belirleme
Bunları başarmak için gereken görevleri veya faaliyetleri tanımlama
Bu faaliyetleri bir sürece standart hale getirin
Süreci organizasyon içinde kullanma
İşlemin nasıl kullanıldığını gözlemleyin
Darboğazları ve sorunlu alanları belirleme
Darboğazları ortadan kaldırmak ve tanımlanan sorunları ortadan kaldırmak için süreci yeniden tasarlayın.

Daha sonra, kurumun ve paydaşlarının değişen taleplerine uyum sağlayan gözlem, tanımlama ve modifikasyon döngüsünü tekrarlayarak iş süreci tarafından en iyi değerin sağlanmasını sağlıyoruz.

BPM genellikle metodoloji ve yazılım olmak üzere iki bölümden oluşur. Yukarıda tarif ettiğimiz şey metodolojidir ve bunu herhangi bir otomasyon olmadan yapmanın bir halk görevi olacağını kabul edersiniz. BPM yazılımı, iş akışlarını tanımlama ve oluşturma, bunları izleme ve optimize etme işlemini otomatikleştirmemizi sağlar.

Profesyonel kariyerimin başlarında, BPM yazılımını günlük operasyonlarında kullanan bir organizasyonda çalıştığım için şanslıydım. Kuruluşu ve çalışanlarını daha verimli ve verimli hale getirdiğini bilsem de, BPM kullanmayan diğer kuruluşlarla çalışana kadar faydaların büyüklüğünü gerçekten anlamadım.

Yönetim raporları oluşturmak, formların doğru bir şekilde doldurulduğunu doğrulamak, onaylanmış bir istek için destekleyici belgeler arayan depolama arşivlerinde arama yapmak, böylece taranıp denetçilere e-postayla gönderilmek üzere kağıt formlardan verileri Excel’e almak gibi sıradan görevler için değerli insan saatleri harcandı. bir kaç söz.

“Bunların hepsi kulağa hoş geliyor, ama BPM yazılımı bizim için çok pahalı ve ekibimizin ustalaşması için çok karmaşık” diye düşünüyor olabilirsiniz ve yanıtım “hem doğru hem de yanlışsınız” olacaktır. Birçok BPM çözümü oldukça pahalıdır, yüz binlerce dolara mal olur ve süreçleri kurmak ve kurmak için çok karmaşık prosedürler gerektirir.

Bununla birlikte, kurulumu oldukça kolay olan ve bir kol ve bacağa mal olmadan kuruluşunuzun iş süreçlerini oluşturmak ve optimize etmek için ilk adımlara başlamak için kullanılabilen ücretsiz veya açık kaynaklı çözümler de vardır. Bu tür çözümlerden biri ProcessMaker’dır ve amacım, ilk iş sürecinizi oluşturmak ve otomatikleştirmek, onu kuruluşunuza dağıtmak ve kuruluşunuzda BPM uygulama konusunda yetkin olmak için nasıl kullanabileceğinizi görmenize yardımcı olmaktır.

ProcessMaker’ın ayrıca destek ve ek özelliklerle birlikte ücretli bir kurumsal sürümü var, ancak herhangi bir kuruluşun BPM yolculuğuna başlamasına yardımcı olmak için fazlasıyla yeterli olduğunu düşündüğümüz ücretsiz açık kaynak sürümüne odaklanacağız.

ProcessMaker nedir?
ProcessMaker, daha önce Colosa Inc olarak bilinen ProcessMaker Inc. tarafından geliştirilen açık kaynaklı bir iş akışı ve İş Süreçleri Yönetimi çözümüdür. ProcessMaker, sezgisel ve öğrenmesi kolay bir tasarımcı kullanarak iş süreçlerinizi ve iş akışlarınızı kolayca modellemenizi ve oluşturmanızı sağlar. Ayrıca, bu işlemleri kuruluşunuzdaki kullanıcılar için kullanıcı dostu bir arayüzle çalıştırmanıza izin verir. ProcessMaker, kuruluş genelinde veri, form ve bilgi akışını otomatikleştirerek işletmelerin verimliliklerini artırmalarına yardımcı olur.

İlk olarak 2010’da ProcessMaker’ı keşfettim ve tercih edilen bir BPM çözümü tercihim olarak beni kendine çeken ilk şeylerden biri, basitlik ve daha önce herhangi bir eğitim almadan bir süreci ne kadar hızlı yapabildiğimdi. Yıllar geçtikçe, ürün her yeni sürümde eklenen yeni özelliklerle önemli ölçüde iyileşti.

ProcessMaker web tabanlı bir uygulamadır, yani tüm son kullanıcılarınız uygulamaya erişmek için yalnızca modern bir tarayıcı gerektirir. ProcessMaker ayrıca hareket halindeyken iş süreçlerinize erişmenizi sağlayan iOS ve Android için mobil uygulamalarla birlikte gelir.

Uygulama AMP (Apache, MySQL ve PHP) yığını üzerine kuruludur ve hem Unix hem de Windows işletim sistemlerinde çalışır. ProcessMaker ayrıca, diğer uygulamalarla entegrasyonu çok kolaylaştıran tam özellikli bir REST API ile birlikte gelir.

Sizi teknik jargonla doldurmak yerine, ProcessMaker’ı öğrenmenin en iyi yolunun ellerimizi kirletmek, keşfetmek ve onunla bir şeyler inşa etmek olduğunu düşünüyorum. Neyse ki bizim için Bitnami halkı, 3 yaygın işletim sistemi olan Windows, OS X ve Linux için bir Bitnami ProcessMaker Stack’u bir araya getirerek, bir web sunucusu kurmak ve kendimizi veritabanımızda işlemek zorunda kalmadan ProcessMaker’a dalmamızı sağlıyor. sistemleri.

Bitnami belgelerine göre, bir Bitnami Yığını bir web uygulaması ve gerekli tüm bileşenlerini (web sunucusu, veritabanı, dil çalışma zamanı) içeren entegre bir yazılım paketidir, bu nedenle kutunun tükenmeye hazırdır. Yığınlar, geleneksel Yerel Yükleyiciler, Sanal Makine Görüntüleri veya Bulut Görüntüleri olarak dağıtılabilir.

Bu bölümde bir İş Akışı tanımladık ve genel olarak İş Süreçleri ve İş Süreçleri Yönetimi hakkında bilgi edindik. ProcessMaker’ı, iş süreçlerinizi otomatikleştirmek için kullanabileceğiniz güçlü bir açık kaynaklı BPM çözümü olarak da tanıttık. Bir sonraki bölümde, Bitnami yığın yükleyicisini kullanarak ProcessMaker’ı kuracağız, arayüzü inceleyeceğiz ve bazı temel ProcessMaker kavramlarını tanıtacağız.

Bitnami Tesisatları

Bitnami kurulumları genellikle sadece süreçleri test etmek ve geliştirmek için kullanılır. ProcessMaker’ı üretimde kullanırken manuel kurulum önerilir, çünkü Bitnami kurulumları daha sonraki sürümlere yükseltilemez ve Bitnami kurulumları genellikle daha yavaştır ve manuel kurulumlardan daha fazla kaynak kullanır.

About the author

BPM Nedir

BPM Nedir Bloger

View all posts

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir