Tulsa Community College ProcessMaker BPM Suiti Seçti
Tulsa Community College ProcessMaker BPM Suiti Seçti

Tulsa Community College ProcessMaker BPM Suiti Seçti

TCC, kampüslerini dijital olarak dönüştürebildi, yanıt sürelerini ve onayları hızlandırdı ve olağanüstü bir öğrenci yolculuğu sağlamaya odaklandı.

Sorun
Tulsa Community College (TTK), çok sayıda kampüs kurumudur ve bu, büyük ölçüde kağıt başvurularına ve talep formlarına bağımlıdır. ProcessMaker’a dönmeden önce, personeli zamanında onaylarla mücadele etti. Kağıt formları çeşitli imzalar ve izinler için bir kampüsten diğerine gitmelidir.

Üniversitenin veritabanı yöneticisi Craig Cook, “[Personel] tahmin etmek zorundaydı” diyor. “Form gönderdiğimizde alıcı ofisten çıkmış olabilir, ancak söz konusu kampüste değilseniz bunu bilemezsiniz. Ayrıca, başka bir kampüste formu onaylayabilecek farklı bir kişiye kolayca sahip olabilirdik.”

Bu, idari iş akışlarının çok sıkıcı olmasına neden oldu. Üniversitenin süreçleri% 100 manueldi, bu da evrak işlerini güçleştiriyor ve onay sürecini zaman alıcı hale getiriyor.

Çözüm
TTK günde iki kez çalışan bir ofisler arası posta sistemine güveniyordu, yani formlar en iyi dört ila beş saatlik bir gecikmeye sahipti. Tulsa’nın çok hücreli organizasyonu, bölümleri, fakülte ve veritabanı yönetimi, tüm kuruluşunu güçlendirecek kadar güçlü bir iş akışı çözümüne ihtiyaç duyuyordu. ProcessMaker ile Tulsa, sağlam iş akışı platformunun özelliklerinden faydalanırken mevcut çözümlerini koruyabilir. Hepsinden iyisi, ProcessMaker Tulsa’nın bölümler arası başarı için en önemli dinamik olan iş akışlarında daha fazla hareketi koordine etmek için mevcut sistemlerini yeni platformla sorunsuz bir şekilde bütünleştirmesine izin verdi.

“ProcessMaker anında” diyor Craig. “Artık bildirimler doğrudan insanların telefonlarına gidiyor. Verimlilik açısından, ProcessMaker iş yükümüzü büyük ölçüde azalttı, belgeler için onaylar ve geri bildirim alma süresini azalttı ve bizim için mükemmel bir uyum oldu. ”

ProcessMaker, aşağıdakiler de dahil olmak üzere, TCC’nin birçok sistemi ile sorunsuz bir şekilde entegre olur:

Maliye
Alacak hesapları
İlerleme Ofisi
İnsan kaynakları
Finansal yardım
Öğrenci Danışmanlığı
Öğrenci Kaydı

Yaratılan Değer

ProcessMaker’ı uygulamadan önce, öğrenciler kampüsteki farklı ofislere evrak almak ve imzaları avlamak zorunda kaldılar. Bugün, mevcut mezuniyet onay süreci elektroniktir ve eşzamanlı olarak çalışarak uygulamaların daha hızlı onaylanmasını sağlar. Sisteme erişim için talep süreci ile ilgili olarak, ProcessMaker’ın uygulanmasından önce tamamen kağıt tabanlıdır. BT nihayet isteği aldığında, formlarda gerekli imzalar yoktu veya insan hatası nedeniyle yanlış bilgiler içeriyordu. TCC ProcessMaker’ı kullanmaya başladığında, önceden doldurulmuş öğeler yanlış form bilgilerini büyük ölçüde azaltmıştır. En önemli avantajlardan biri, TCC’nin ProcessMaker web formlarına girdi alabilmesi ve bunları otomatik olarak istenen erişim sistemine iletebilmesidir. ProcessMaker ile her şey ilgili Banner bilgilerinin önceden doldurulduğu tek bir ekrana girilir. Ardından tüm imzalar ve gerekli bilgiler sağlanana kadar bilgiler kişiden kişiye doğru sırada geçirilir. İzin talepleri için, personelin bir kağıt formu doldurmaları ve amirlerine, sonra İK’ya göndermeleri istenmiştir. Gecikmeler nedeniyle, çalışanlar gerçek izin ödeneklerini belirlemede sorun yaşıyorlardı. ProcessCaker kullanarak TCC çalışanları kendi izin bakiyelerini ve bekleyen izin taleplerini kontrol edebilirler.

Son olarak, ProcessMaker fakülte süreçlerini Tulsa’nın öğrenci test merkezlerinde yeniledi. Başlangıçta bir eğitmen, ders numaraları ve öğrenci kimlikleri gibi bilgileri elle tamamladı. Merkezlerin birbirleriyle iletişim kurmanın bir yolu olmadığından, sınav yerlerini son dakikada değiştiren öğrenciler eğitmenlerin test için gerekli formları almasına izin vermezler. ProcessMaker o zamandan beri tüm formları dijitalleştirdi, bu nedenle sınavlar öğrencinin hangi test merkezini ziyaret ettiğine bakılmaksızın her yerde yapılabilir.

Name: Tulsa Community College
Sector: Higher Education
Employees: 2,700
Users: 1,000

Highlighted Processes
Application for graduation
System access request
Staff performance review
Leave request and approval
Testing Center

“The entire onboarding process was seamless from our standpoint, ProcessMaker does what we need it to do, and it’s saved us so much time and resources.”
Craig Cook
Database Administrator

About the author

BPM Nedir

BPM Nedir Bloger

View all posts

Leave a Reply