Sözleşme Yönetimi Süreci
Sözleşme Yönetimi Süreci

Sözleşme Yönetim Süreci Nasıl Basitleştirilir

Sözleşme şartları, yüksek değerli işlemlerin ayrıntılarını açıkladığından, sözleşmelerin müzakere edilmesi iş başarısı için kritik öneme sahiptir. Tek bir yanlış adım, ciddi mali kayba neden olabilir. Tarihsel olarak, sözleşme yönetimi süreci, organizasyonun çeşitli alanlarında farklı yönergeleri takip eden geçici olmuştur. Nihai belgelerin çoğu kağıt tabanındaydı ve kopyalar tozlu dosya dolaplarında saklanıyordu.

Eski sözleşme yönetimi iş akışı yöntemleri, önemli ayrıntıların gözden kaçmasına izin verir. Neyse ki, sözleşme yönetimi yaşam döngüsü yazılımındaki gelişmeler işlerin nasıl yapıldığını değiştirdi. Yeni teknoloji, şirket genelinde en iyi uygulamaları standartlaştırarak, organizasyon genelinde süreçleri otomatik hale getirir.

Sözleşme Yönetimi Sürecine Genel Bakış

İki veya daha fazla taraf arasında ortak zemin bulmak, sözleşme müzakerelerinin özüdür. Genel olarak, süreç hem iç hem de dış paydaşları içerir:

  • İşi temsil eden dahili taraflar, örneğin Hukuk, Sözleşme, Satış ve Finans departmanlarından uzmanlar
  • Kuruluşun iş yapmak istediği harici taraflar, örneğin satıcılar, tedarikçiler, distribütörler, müşteriler, çalışanlar ve serbest çalışanlar

Pazarlık verme ve alma gerektirir, bu da görüşmeler boyunca önerilen sözleşme şartlarının birçok kez değişebileceği anlamına gelir. Etkili sözleşme yönetimi süreçleri, müzakereler sırasında dahili ve harici tarafların taleplerini sorunsuz bir şekilde entegre etmek için sözleşme şablonlarına ve süreç yönetimi yazılımına dayanır. Bir anlaşmaya varıldığında, bitmiş belge otomatik olarak oluşturulur.
Sözleşme yönetimi iş akışının otomasyonu, dört faktörün entegrasyonuna dayanır: dahili ve harici tarafların ihtiyaçları, süreç yönetimi yazılımı, sözleşme şablonları ve fiili sözleşmeler. Etkili bir sözleşme yönetimi süreci oluşturmak, sözleşmeleri oluştururken ve düzenlerken ortaya çıkan hem beklenen hem de beklenmeyen olayları dikkate alan standartlaştırılmış prosedürlerin planlanmasını, tasarlanmasını ve uygulanmasını gerektirir.

Sürecinizi Oluşturmaya Nasıl Başlayabilirsiniz?

Ne kadar küçük olursa olsun, sözleşmelerin oluşturulmasında ve müzakere edilmesinde rol oynayan dahili ve harici tarafları belirleyerek sürecinizi oluşturmaya başlayın. Sadece katılmak yerine görüntülemek için mevcut olsalar bile sürece doğrudan dahil olmayan departmanları göz önünde bulundurun. Örneğin, Finans Departmanı genellikle yaptığınız herhangi bir satın alma işleminin görünmesini ister.
Dış tarafları kategorilere ayırın, böylece her bir kategoriyle sözleşme görüşmelerinde tekrar eden farklılıklar, sürecinizde hesaba katılabilir. Bu, genellikle özelleştirilmiş sözleşme şablonlarının kullanılmasıyla gerçekleştirilir.
Tüm tarafları belirledikten sonra, tarafların süreçteki bireysel rollerini dikkatlice tanımlayın. Her görevden kimin sorumlu olduğunu ve görevlerin ne zaman yapılması gerektiğini not edin. Bu şekilde, tüm süreci baştan sona düzene sokmak mümkündür. Hukuk gibi bazı departmanların sürece birden fazla kez dahil olabileceğini unutmayın. Örneğin Hukuk, müzakerenin başlangıç ​​aşamalarında tavsiye verebilir, ardından nihai sözleşmeyi onaylama sorumluluğunu üstlenebilir.

Sözleşme Yönetimi Sürecinde Şablon Oluşturma ve Kullanma

İlgili tarafları belirlemek ve sözleşme müzakerelerinde gerekli görevleri belgelemek, size sözleşme yönetimi süreci için bir temel sağlar. Bir sonraki adım, sürecin otomatikleştirilebilmesi için şablonlar geliştirmektir.
Mevcut tüm sözleşme süreçlerini değerlendirerek başlayın, ardından her birini aşağıdaki kriterlere göre kategorilere ayırın:

  • Risk Düzeyi
  • Kuruluşa Değer
  • Rutin Süreçler ve Yeni / Seyrek süreçler

Şablonlarınız, her bir işlemin bu faktörlere göre nasıl ölçüldüğüne bağlı olacaktır. Örneğin, yüksek riskli, yüksek değerli veya yeni / seyrek süreçler içeren sözleşmelerin birçok kez yeniden müzakere edilmesi muhtemeldir. Bu nedenle, şablonunuz bitmiş bir belgeden çok bir taslağa benzeyen çok az ayrıntı içerecektir. Yelpazenin diğer ucunda, düşük riskli, düşük değerli veya rutin süreçler genellikle daha eksiksiz bir şablonda kaydedilebilir. Çoğu durumda, bu durumlar için otomatik olarak bir sözleşme oluşturarak zamandan tasarruf etmek mümkündür.
Şablonlar, aşağıdakiler dikkate alınarak kategoriye göre daha da rafine edilebilir:

  • Sözleşmedeki hangi maddeler büyük olasılıkla yeniden müzakere edilecek ve hangi maddeler değişmeden kalacaktır? Şablonu değişmeden kalması muhtemel alanlarda genişletin.
  • Hukuk dili düz İngilizce ile nerede değiştirilebilir? Basitleştirilmiş metin, sözleşmeleri daha erişilebilir hale getirerek açıklama ihtiyacını en aza indirir ve yanlış anlaşılma riskini azaltır.
  • Hangi sözleşmeler rutindir? Bunlar genellikle müzakere gerektirmez ve sözleşme yönetimi yazılımı tarafından otomatik olarak tamamlanabilir.

Sözleşme Süreçlerini Otomatikleştirmek için Süreç Yönetimi Yazılımını Kullanma

Süreç tasarım yüzünü tamamlayıp sözleşme şablonlarını oluşturduğunuzda, süreç yönetimi yazılımınız sözleşme sürecini kısmen veya tamamen otomatikleştirmek için kullanılabilir. Özellikle, girdi belgeleri sürece yüklenebilir, böylece sözleşmeyle ilgili tüm bilgiler tek bir yerde saklanır. Sonuç olarak, müzakereler ve sonuçta ortaya çıkan sözleşmeler şeffaftır ve sistemdeki bilgileri görüntülemeye yetkili herkes tarafından kolayca erişilebilir.
Sözleşme yönetimi yazılımı ayrıca, süreçte daha önce sağlanan bilgileri kullanarak otomatik olarak sözleşmeler oluşturarak belgeleri çıkaracaktır. Sistem yetenekleri, belgeleri e-posta yoluyla dış taraflara otomatik olarak gönderme seçeneğini içerir.
Sözleşme sürecini süreç yönetimi yazılımı aracılığıyla otomatikleştirmenin ek avantajları şunları içerir:

  • Sözleşmelerin Sürümlendirilmesi – Kullanıcılar değişikliklerini izleyebilir, bu da şablon yazmayı kolaylaştırır ve denetim izlerinin doğruluğunu artırır.
  • Erişilebilirlik – Tüm yetkili personel, departmanlar arasındaki iletişimi kolaylaştırarak ve gerçek zamanlı ayarlamalara izin vererek süreç belgelerine anında erişebilir.
  • Güvenlik – Süreç Yönetimi yazılımı, iş ve müşteri verilerini koruyarak tüm verilerin güvenli depolamasını sağlar. Sürecin / sözleşmenin görüntülenmesi, uygun izinlere sahip personel ile sınırlıdır.
  • Dışa Aktarma – İşlem verileri, işlemlerden Excel gibi raporlama araçlarına çıkarılabilir ve kullanıcıların fiyatlandırma, harcamalar vb. Trendleri görüntülemesine olanak tanır.

ProcessMaker’ın sözleşme yönetimi yazılımı, otomatikleştirmek için ihtiyaç duyduğunuz tüm özelliklerin yanı sıra, süreci kolaylaştırmak için özel olarak tasarlanmış ek özellikler sağlar. Sözleşme sürecinizi basitleştirmekle ilgileniyorsanız , ücretsiz deneme için bugün ProcessMaker’ı ziyaret edin

About the author

BPM Nedir

BPM Nedir Bloger

View all posts