Şirketinizin Evrak İşlerini Nasıl Radikal Bir Şekilde Azaltabilirsiniz

Çok fazla evrak resmi

En az 30 yıldır, sözde kağıtsız ofis “ufukta”. Ancak çoğunuzun da doğrulayabileceği gibi, evrak işlerinin artmasıyla birçok işte bunun tersi oldu. Düzenlemelere uyum ve belgelenmiş onay adımları gerektiren iş süreçleri dahil olmak üzere evrak işlerinin artmasında bir dizi faktör rol oynar. Ancak, ihtiyaç duyduğunuz uyumluluk, güvenlik veya onay adımlarından vazgeçmeden evrak işlerini önemli ölçüde azaltmanın güçlü yolları vardır.

Ortalama bir Amerikalı ofis çalışanı yılda yaklaşık 10.000 sayfa kağıt kullanıyor, böylece küçük bir işletme bile kağıt ve baskı sarf malzemelerine önemli miktarda para yatırabilir. Ve baskıdan bahsetmişken, bir sayfayı yazdırmanın ortalama maliyeti üç sentin biraz üzerindedir ve bu da bir yıldan fazla artabilir. Ayrıca tüm bu belgeleri saklamanız gerekir ve dosya dolapları pahalı olabilir ve başka şeyler için daha iyi kullanılabilecek değerli ofis alanlarını kaplayabilir. İş akışı yönetimi yazılımı, aşırı evrak işlerine karşı kanıtlanmış, pratik bir çözümdür.

İş Akışı Yönetim Yazılımı ve Kağıt Azaltma
Doğru iş akışı yönetimi çözümüyle kağıt formlarınızı elektronik hale getirebilirsiniz. Ayrıca, bir sürece birkaç form dahil edildiğinde, tüm formların ve adımların gerçekleştirilmesini ve tüm onayların günlüğe kaydedilmesini sağlayan iş akışları oluşturmak için iş akışı yönetimi yazılımınızı kullanabilirsiniz. Kağıt kullanımını azaltmanın yanı sıra, formları ve iş akışlarını elektronik hale getirmek kağıt depolama ihtiyacınızı azaltır, çünkü sanal belgeler sizin tesislerinizde veya bulutta sunucularda saklanır. Formlar elektronik hale getirildiğinde, kaybolan, kahve lekeli veya okunaksız formlarla ilgili endişeler ortadan kalkıyor.

Evrak İşlerinde Azalmanın Olumlu Etkileri Evrak
işlerini azaltmak için iş akışı yazılımını kullandığınızda ne olur? Bir anket , dijital formlara geçişin işletme sahiplerinin gelirlere daha fazla odaklanmalarına olanak tanıdığını, çünkü kendilerinin ve iş gücünün fiziksel belgeleri işlemeye daha az zaman harcadığını buldu. Elektronik formları doldurmak daha hızlıdır, elektronik formların kopyaları tükenmez ve elektronik formları dijital olarak doldurmak, fiziksel olarak yapmaktan çok daha hızlıdır. Ek olarak, gözden geçirilmek üzere tamamlanmış elektronik formları bulmak önemli ölçüde daha hızlıdır. Ortalama olarak, formları dijital hale getirmek, çalışanları haftada 11 saat ve işletme sahiplerine haftada altı saat kazandırır.

Meşgul bir bilgisayar kullanıcısına yardım eden adam

Nereden Başlayabilirsin?
Tüm formlarınızı ve iş akışlarınızı aynı anda elektronik ortamda almak en iyi fikir olmayabilir. Çoğu şirket, elektronik hale getirmek, uygulamak ve ardından daha fazla elektronik iş akışı geliştirmeden önce sonuçları izlemek ve ölçmek için bir form veya iş akışı belirlediklerinde daha iyi bir deneyime sahiptir.
Örneğin, yeni çalışanları işe almak için kullandığınız formları elektronik hale getirebilir ve tamamlanan formları otomatik olarak uygun alıcılara yönlendiren bir iş akışı oluşturabilirsiniz. Buna alıştıktan ve faydalarını gördükten sonra, iş akışı otomasyonunuzu diğer formlara ve departmanlara genişletebilirsiniz.

Olasılıklar Nelerdir?
İyi bir iş akışı yönetimi yazılımının sunduğu olanaklar neredeyse sınırsızdır. Ve hangi sektörde olduğunuz ya da ana ürününüzün ne olduğu önemli değil. Her büyüklükteki şirket, BT yardım talebi sistemini iyileştirmek, bina bakım prosedürlerini düzene koymak ve mevzuata uygunluğu sağlamak için iş akışı yönetimi yazılımını kullandı. Sezgisel bir kullanıcı arayüzüne sahip son derece özelleştirilebilir bir iş akışı yazılım sistemi, evrak işlerini azaltmak için her işletmenin veya departmanın özel gereksinimlerini karşılamak için özelleştirilebilir .

Güç ve Esnekliğe Sahip İş Akışı Yönetim Yazılımı
ProcessMaker, programcı olmayanların özel formlar ve iş akışları tasarlamasına, evrak işlerini azaltmasına ve belge yoğun süreçleri hızlandırmasına olanak tanıyan bir arabirime sahip açık kaynaklı bir iş akışı yönetimi yazılımıdır. Bu süreçler bir departman içinde veya belki kuruluş çapında olabilir. Sonuçlar, evrak işlerinde önemli bir azalma, azalan kağıt kullanımı nedeniyle daha küçük çevresel etki ve daha hızlı, daha doğru, daha etkili iş akışlarını içerir. ProcessMaker Enterprise Edition’ı ücretsiz olarak denemenizi veya ProcessMaker Community Edition’ı indirmenizi öneririz . Sizi kontrol etmesine izin vermek yerine evrak işlerini kontrol altına almak için harika bir ilk adımdır

About the author

BPM Nedir

BPM Nedir Bloger

View all posts