İş süreçleri hikayesi

Peter ile tanışın, o Alpha Inc.’in başkanıdır. Peter satmayı sever. Dahası, kime neyi nasıl satacağını çok iyi biliyor. O doğal biri.

Peter doğal

Alpha’nın bol miktarda paraya ve yılda % 100’lük istikrarlı bir büyümeye sahip olacağını düşünürdünüz, ancak yok! Şirket daha fazla satış yapabilir ve daha iyi sonuçlar elde edebilirdi, ama…

Personel toplantılarında Peter üretim sorunları hakkında sürekli bilgilendirilir. Ancak konuyla ilgilenmeyi reddediyor. “Kendin hallet” – diye bağırıyor Peter. “Bunun için ödeme alırsın, değil mi?”

Bu durum düzenli olarak tekrarlanır ve bunun sonucunda personel maliyetleri satışların artmasından daha hızlı artar.

Her ay Peter şirket parasını kaybediyor, ama sebebini bulamadı.

Zaman ve para grafiği

Bir gün John ayrılır. Peter’ın eski bir arkadaşı ve kendine ait bir şirket işletiyor.

  • Dinle, Peter
  • İş süreçleri yönetim yazılımı satın aldık. Bunun ne olduğunu biliyor musun?
  • Hiçbir fikrim yok adamım
  • Ve doğruyu söylemek gerekirse, gerçekten umrumda değil. Alpha’da böyle bir şey kurmak için personelimi ikna etmem, eğitmem gerek …
  • Benim için yarın daha fazla satmak ve senin kadar kazanmak çok daha kolay.
  • Tabii ki size bağlı
  • Ama eğer bir gün fikrini değiştirirsen, beni ara, ayrıntıları açıklayacağım.

Peter başını salladı ve düşüneceğini söyledi, ancak kazanç elde etmek için daha fazla reklam almaya karar verdi.

Peter odadan kapıya John’a eşlik etti.

Pahalı araba vs. ucuz araba

Kapıyı açtılar ve Peter bir anlığına şaşırdı. John’un yeni lüks arabanın kaldırıma park ettiğini gördü. Ama bu nasıl mümkün oldu? Peter daha iyi bir satıcıydı ve müşteriler onunla çalışmayı tercih etti.

Peter bütün gece uyanıktı. İnternette geziniyordu, iş süreçlerinin ne olduğunu anlamaya çalışıyordu. Çok fazla bilgi buldu ama nasıl kullanılacağından emin değildi.

Sabah Peter, John’u aradı ve ondan “iş süreçlerini uygulama” nın ne anlama geldiğini açıklamasını istedi.
John iyi bir insandı, bu yüzden arkadaşına yardım etmeyi kabul etti.

Söz verildiği gibi, aynı gün John Peter’ı görmeye geldi ve konuşmaya başladılar.

Teori ve pratik

  • Biraz teori.
  • İşte ISO 9001: 2001’e dayanan tanım

Hammaddeleri, malzemeleri veya işgücünü (girdiler) ürünlere veya hizmetlere (çıktılar) dönüştürmek için kaynakları kullanan herhangi bir faaliyet veya faaliyetler bir süreç olarak kabul edilebilir. Bir kuruluşun etkin bir şekilde işlemesi için, birbirine bağlı çeşitli faaliyetleri ve süreçleri belirlemesi ve yönetmesi gerekir. Genellikle, bir işlemin çıktısı bir diğerinin girdisidir. Bir süreç, birbiriyle ilişkili bir dizi alt işlem de olabilir. Bu kavram idari, tıbbi ve imalat gibi tüm segmentlere uygulanabilir.

  • Zaten okudum, ama nasıl yardımcı olabilir?
  • Buraya bak
  • Bugün vardiya amiri geliyor ve “Bir sipariş aldık, ancak ekipman bozuldu ve 2 aydır çalışmıyor.
  • Şimdi düzeltmek zorundayız ve müşterilerimizin ihtiyaç duyduğu son teslim tarihlerini karşılayamıyoruz. Konuyu inceledik ve satış temsilcisinin kısa süre önce işe alındığı için ekipmanla ilgili sorunu bilmediği ortaya çıktı.
  • Bu yüzden sözleşmeyi imzalayıp böyle bir son tarih belirlediler. Ona neden her şeyi kontrol etmediğini ve koordine etmediğini sordum?
  • Bana bunu yapmak istediğini söyledi, ama bir iş gezisinde olduğu gibi ticari müdürü bulamadı. “Her gün aynı hikaye.
  • Sonuç olarak, toplantılarda sonsuz net kayıp ve zaman kaybı oluyor. Beni delirtiyor.
Meyvesiz toplantı
  • Bir dakika bekle.
  • Yeni satış temsilcisi neden sipariş işleme prosedürlerinden habersizdi?
  • Onları okumalıydı.
  • Tüm prosedürleri 3 yıl önce tarif ettik, ancak elbette işler değişti.
  • İşte cevap. Bir hata yapmasına izin verdin ve bundan faydalandı!
  • Evet, haklısın dostum.
  • Ama söyle bana, şirketinizde nasıl çalışır?
  • Tamam, sana her şeyi anlatacağım.
  • Kendinizi rahat ettirin dostum, uzun bir hikaye.
  • 5 yıl önce başladığımızda her şeyi kendimiz yaptık. Hatırlıyorsun.
  • Günde 12 saat çalıştık, gelirimizi artırdık. Sonra bir gün, artık alamayacağımızı fark ettik.
  • Aynı hızda devam etmek için çok yorulduk. Müşterilerle çalışmak için satış görevlileri ve yöneticiler almaya başladık. Ve sonra tüm cehennem gevşedi.
Fazla mesai
  • Kurucu olduğumuz için her şeyi biliyorduk: müşterilerle nasıl iletişim kurabiliriz, ürünü düzgün bir şekilde satabilir, fırsatları kesebiliriz.
  • Ancak, satış temsilcilerimiz denetimsiz çalışırken müşterilerimize gerçekçi olmayan sözler verdiler.
  • Gelir biraz arttı, ancak giderlerimiz önemli ölçüde arttı.
  • O zaman, bir şeyi değiştirmeye karar verdim.
Zaman ve para grafiği
  • Bilgi aramaya başladım ve uzmanlara danıştım.
  • Sonra iş süreçlerini tanımlamamız gerektiği sonucuna vardım.
  • Ve biz de tam olarak bunu yaptık: oturduk ve süreçleri anlatmaya başladık.
  • Bu kadar basit. Tüm prosedürleri yazdık ve her çalışanın ne zaman ve ne yapması gerektiğini belirledik.
  • Biz kullanılan çok basit bir dil – BPMN .
  • Sonra süreçleri yazdırdık ve tüm yeni gelenlerin bunları öğrenmesini sağladık.
  • Haftada bir kez süreçleri iyileştirmek için bir araya geldik, çünkü gerçek deneyim birikti ve ayarlamalar yapılması gerekiyordu.
  • Biz onu sevdik!
  • Zaman geçtikçe daha fazla yeni süreç ortaya çıktı.
İş süreçleri
  • Bu kadar basit? Buna inanamıyorum. Sonuçlar neydi? İyi?
  • Mükemmel!
  • Bir yıl sonra toplantılarda, çalışanların yaptığı hataları analiz etmek için zaman kaybetmek yerine süreçlerimizi nasıl geliştireceğimizi tartışmaya başladık.
  • Açıkçası, tüm problemler bu şekilde çözülemez, ancak çoğu kesinlikle ortadan kaldırdık.
  • Ve bu çok fazla.
  • Doğru!
  • Teşekkürler John!
  • Şimdi ne yapacağımı biliyorum.
  • Alpha’daki iş süreçlerini tanımlayacak bir kişiyi işe alacağım ve her şey değişecek.
  • Hayır, bu şekilde çalışmıyor!
  • Katılmayacaksanız bunun bir faydası olmaz.
  • Hmm …
  • Peki, süreçleri tanımladıktan sonra ne olur? Her şey saat gibi çalışacak mı?
  • Bana şirketinizde nasıl olduğunu söyleyin.
  • Bilirsiniz, bunun olumlu bir etkisi oldu.
  • Ancak şirket ile prosedürlerin sayısı arttı.
  • Prosedürler doğruydu, ancak insanlar bazen belirli talimatları yerine getirmeyi unuttular. Sipariş formlarını doldurmayı veya zamanında mesaj göndermeyi unuttular.
  • Biriken hatalar.
  • Prosedürlere uymayan çalışanları cezalandırmaya çalıştık ama insanları korkuttuk.
Kağıt işleri
  • Şimdi orada! Ben de öyle düşündüm!
  • Bekle, bitirmedim.
  • Bir gün bize iş süreçleri yönetimi yazılımından bahsettikleri bir konferansa katıldım. Biz denemeye karar verdi

Kaynak: https://www.elma-bpm.com/2016/04/14/the-story-of-the-business-processes/

About the author

BPM Nedir

BPM Nedir Bloger

View all posts

2 Comments

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir