Doküman İş Akışı Yönetim Sistemlerinin Önemli Özellikleri

belge iş akışı

Kayıt tutma, uzun zamandır iş yapmanın pahalı ve zaman alıcı bir parçası olmuştur. Her şirketin düzenlenmesi ve saklanması gereken bir belge koleksiyonu vardır. Yoğun bir şekilde düzenlenmiş endüstriler, diğer iş kollarındaki benzer büyüklükteki emsallerinden daha da büyük bir yük ile karşı karşıyadır. Elektronik belgeler hızla kağıdın yerini alıyor ve bu da fiziksel depolama alanı, erişim ve erişim gibi bir dizi sorunu çözüyor. Bununla birlikte, dikkatli bir planlama olmadan, elektronik belgeler bile kaybolabilir veya başka bir şekilde erişilemez hale getirilebilir. Neyse ki, gelişmiş belge iş akışı yönetim sistemleri, yaratılmasından nihai imhasına kadar yaşam döngülerinin her aşamasında elektronik belgeleri işlemek için geliştirilmiştir.

Belge İş Akışı Yönetim Sistemi nedir?

Bazıları diğerlerinden daha resmi olsa da, neredeyse her şirket halihazırda mevcut belge yönetim yöntemlerine sahiptir. Standartlaştırılmış bir sürece sahip olmayan kuruluşlar, genellikle her personelin veya departmanın, örneğin ayrı iş istasyonlarına kaydetme, yazdırma ve dosyalama ya da paylaşılan bir ağ sürücüsünde tutma gibi kayıtları saklamak için ayrı yöntemler geliştirdiğini fark eder.
Bu gayri resmi süreçler, kaydedilmiş belgelere erişmeye çalışırken sorunlara yol açabilir ve kapsamlı bilgi aramaları neredeyse imkansızdır. Resmi bir belge iş akışı yönetim sistemi, yetkili kişilerin ihtiyaç duydukları şeyi ihtiyaç duyduklarında, projeye aşırı zaman ve kaynak ayırmadan bulabilmelerini sağlar. Gelişmiş belge iş akışı yönetim sistemleri, formatı ne olursa olsun tüm şirket belgelerinin otomatik olarak organize edilmesini, arşivlenmesini ve minimum çabayla korunmasını sağlayan özel özelliklere sahiptir.

Bulut Depolama ve Şirket İçi Depolama Karşılaştırması

Yüksek kaliteli belge iş akışı yönetim sistemleri, belgeleri depolamak için iki yöntem sunar: Bulutta veya tesislerde. Bir Bulut sistemi seçerseniz, belgeler merkezi olmayan hale getirilir. Bu, herhangi bir konumdaki herhangi bir çalışanın gerekli belgelere anında erişmesini kolaylaştırır. Kullanıcılar sistemin arama işlevine erişebilir ve tüm kayıtlara internet üzerinden erişilebilir. Çalışanlar, internet erişimi olan herhangi bir cihazı kullanarak belirli öğeleri alabilirler.

Şirket içi sistemler, ademi merkeziyetçilik özellikleri sunmaya devam ediyor ve çalışanlar, internet erişimi olan herhangi bir yerden ve cihazdan belgeleri arayabilir. Bununla birlikte, internet üzerinden bazı iş kayıtlarını görüntülemek mümkün olmayabilir, bu da bu seçeneğin her zaman iş ihtiyaçlarına uygun olmadığı anlamına gelir.

Kağıt Belgelerden Dijital Kayıt Tutmaya Geçiş

Pek çok belge yaşam döngüsüne elektronik bir kayıt olarak başlamasına rağmen, çoğu hala kağıt üzerinde oluşturulmaktadır. Etkili depolama, arama ve erişim, tüm belgelerin sonunda dijital bir biçime taşınmasını gerektirir. Gelişmiş belge iş akışı yönetim sistemleri, içe aktarma araçları, sürüm kontrolü ve daha fazlasını sunarak bu süreci sorunsuz ve hatasız hale getirir. Fiziksel belgeler taranır ve sistemde sınıflandırılır, fakslar ve e-postalar, gelecekteki erişim ihtiyaçları için kolayca erişilebilir olacak şekilde organize edildikleri yerde.
Kayıtları sayısallaştırmanın iki popüler yöntemi vardır:

  • Optik Karakter Tanıma (OCR) – Bu teknoloji, kağıt üzerindeki verilerin taranmasını ve yorumlanmasını ve dijital bir sisteme aktarılmasını mümkün kılar. Meta veriler dizine eklenebilir ve aranabilir hale getirilebilir. Formlar taranabilir ve JSON, XML, veritabanları ve benzeri gibi yararlı dijital formatlarda saklanabilir.
  • Akıllı Karakter Tanıma (ICR) – OCR’nin temel dezavantajı, el yazısı karakterleri tanıyamamasıdır. ICR, bu sorunu çözmek için geliştirilmiştir. Teknoloji hala kusurlu olsa da, şirketinizin tarama yeteneklerine katkıda bulunuyor.

Belge iş akışı yönetim sistemleri tipik olarak, iş akışı sistemindeki meta verileri yakalayarak, örneğin PDF’ler veya DOC’lar gibi dijital belgeler oluşturmak için tasarlanmıştır. Bu, dijital imza yazılımıyla entegre edildiğinde imza için belge göndermek veya zaman damgalı kayıtlar üretmek gibi çeşitli iş uygulamaları için kullanışlıdır. Yaygın kullanımlar arasında satış siparişleri, satın alma siparişleri, sözleşmeler ve faturalar bulunur.

Doküman İş Akışı Yönetim Sisteminizin Etkinliğini Artırmak

Resmi bir belge iş akışı sürecinin oluşturulmasını ve uygulanmasını planlarken, temel husus basitliktir. Belgeleri, gerektiğinde konumlandırılabilmeleri, arşivlenebilmeleri ve atılabilmeleri için kategorize eden bir sistem tasarlayın.

Fikirlere mi ihtiyacınız var? Daha fazla İş Akışı Otomasyon Örnekleri ve Yazılımını okuyun 

Bir belge iş akışı yönetim sistemi seçiminiz, kayıt tutma sürecinizin verimliliğini ve etkinliğini önemli ölçüde etkileyecektir. Şu temel özellikleri sunan yazılımı seçin:

  • Çeşitli belgeleri görüntülemek ve / veya düzenlemek için kullanıcı izinleri atama yeteneği. Bu, hassas bilgileri korumanıza ve bilinmesi gereken bir temelde erişimi kısıtlamanıza olanak tanır.
  • Kullanıcı dostu ve sezgisel, şirketinizin ihtiyaçları değiştikçe değiştirilebilecek kadar esnek.
  • Bir sistem arızası veya başka bir aksilik durumunda belgelerinizin güvende olmasını sağlayan kapsamlı veri yedekleme planı.
  • Hem girdi hem de çıktı alabilen özellikler içerir, harici evrak işlerinin ileride erişim için sisteme dahil edilmesine izin verir ve ayrıca sistem içinde oluşturulan belgelerin dış kullanıcılara gönderilmesini mümkün kılar.
  • Ayrıntılı arama filtrelerine izin veren güçlü arama özelliği, böylece kullanıcılar ihtiyaç duydukları belgeyi tam olarak kolayca bulabilirler.

Nihayetinde, herhangi bir işletme, yüksek kaliteli bir belge iş akışı yönetim sisteminden yararlanabilir. Evrensel avantajlar arasında , kağıtsız bir ofis için bir ofis otomasyon sisteminin uygulanması , dosya alanı ihtiyacının azalması, anında merkezi olmayan belge erişimi, güvenli hassas bilgiler, veri kaybının önlenmesi için yedekleme, denetim izleri, değişiklikleri izlemek için belgelerin sürümleri ve otomatik olarak oluşturulan belgeler bulunur.

ProcessMaker’ın belge iş akışı yönetimi yazılımı, dokümantasyon süreçlerini otomatikleştirmek için güvenli ve yönetimi kolay bir yol sağlar. Bu, kullanıcıların harici belgeleri içe aktarmasına ve ileride başvurmak üzere arşivlenebilecek veya harici taraflara gönderilebilecek dahili belgeleri otomatik olarak oluşturmasına olanak tanıyan özellikleri içerir

About the author

BPM Nedir

BPM Nedir Bloger

View all posts