Bir İş Akışı Yönetim Sistemiyle Üretkenliği Artırın

Bir İş Akışı Yönetim Sistemiyle Üretkenliği Artırın

Birçok kuruluş için, verimsizlikler ve atıklar, bir işletmeyi yürütmenin gerekli bir yan ürünü olarak kabul edilir. Yine de bir iş akışı yönetimi sistemi, kuruluşlara iş operasyonlarını optimize etmek ve kolaylaştırmak için ihtiyaç duydukları tüm araçları sunar. İş akışı yönetimi sistemleri, maliyet tasarrufu ve gelişmiş güvenlik gibi çok çeşitli avantajlar sunarken, iş akışı yönetimi çözümlerinin 4 temel verimlilik avantajı vardır:

  • İş süreçlerinde iyileştirilmiş şeffaflık
  • Önceden var olan iş akışlarına ekleme veya bunlardan çıkarma esnekliği
  • İş süreçleri hakkında daha derin içgörüler elde etmek
  • Üretkenliği artırmak için görevleri kolaylaştırma
  • İş süreçlerinde şeffaflığın artırılması
ProcessMaker Automated Workflows

İş akışı yönetiminin önemli bir yararı, şeffaflık yoluyla çalışanlar arasında güveni artırmaktır. Çalışanlara, belirli bir sürecin baştan sona nasıl işlediği gösterilir. Bir sürecin genel hedefi, sorumlulukların ve görevlerin devri ve bundan sonra ne olacağı hakkında bir anlayış kazanırlar.

Şeffaflık birkaç yolla sağlanabilir. Bir kuruluş, ayrıntılı iş süreci haritaları veya iş akışı diyagramları oluşturabilir. Bir iş sürecinin bu görsel tasvirleri, baştan sona nasıl işlediğini ve yol boyunca alınan önemli karar noktalarını gösterir. Şeffaflık elde etmenin diğer bir yararlı yöntemi, bir iş akışı yönetim sistemi kullanmaktır. Bir iş akışı yönetim sistemi ile çalışanlar, bir süreçte nerede olduklarını gerçek zamanlı olarak görüntüleyebilir ve yol boyunca onlara yararlı rehberlik sağlayabilir.

Geliyor, gidiyor ve gelişiyor
İş akışları nadiren statiktir. Yalnızca görevler sürekli olarak gelişmekle kalmaz, aynı zamanda bu görevleri tamamlamaktan sorumlu olanlar, özellikle daha büyük kuruluşlarda düzenli olarak değişebilir. Bu nedenle kuruluşlar, çalışanları ve görevleri önceden var olan iş akışı süreçlerine kolayca ekleme veya çıkarma esnekliğine ihtiyaç duyar.

Bu esneklik ihtiyacının en bariz örnekleri, çalışanların işe alması ve işten ayrılmasıdır. Bir çalışan işe alındığında, o çalışanın sorumlu olduğu görevlere karşılık gelen iş akışlarına eklenmelidir. Benzer şekilde, bir çalışan işten çıkarıldığında, bir organizasyon, üretkenlikte hiçbir düşüş olmamasını sağlamak için ayrılan çalışanın sorumluluklarını devretmelidir. Yönetimin değişmesi de nadir değildir. Taleplerin onay için doğru paydaşa gönderilmesini sağlamak için otomatik onay süreçleri gibi iş akışlarının yeniden yönlendirilmesi gerekebilir.

Bir iş akışı yönetim sistemi, kuruluşlara bu zorlukları gerçek zamanlı olarak karşılamak için ihtiyaç duydukları esnekliği sağlar. Paydaşlar, iş akışlarını kolayca görüntüleyebilir, hem katılımcıları hem de görevleri gerektiği gibi ekleyip çıkarabilir ve bu değişikliklerle ilişkili tüm arka ofis yönetim görevlerini yerine getirebilir.

Şirket verileri ve tespit hataları hakkında daha derin içgörüler
Bir iş akışı yönetim sisteminin en büyük avantajlarından biri, verilere erişme ve iş akışı optimizasyonunda daha bilinçli kararlar alma becerisidir. Yine de bu, verilerin gerçek zamanlı olarak hem doğru hem de erişilebilir olmasını gerektirir. Ancak uzmanlara göre, her 4 kuruluştan yaklaşık 1’i, güvendikleri verilerin doğru olup olmadığından bile emin değil. Diğerleri, gerçek zamanlı yeteneklere sahip olmayan modası geçmiş iş akışı yönetimi yazılımlarına güveniyor.

Yanlış verilerin eksiklikleri açıktır. Kararlar, yalnızca bir kuruluşun iş süreçlerinin gerçeklerini yansıttığı ölçüde bilgilendirilir. Hatalı verilerin çok sayıda potansiyel nedeni vardır. Örneğin, yanlış performans göstergelerinin seçilmesi ve izlenmesi. Gerçek zamanlı olmayan veriler de genellikle yanlıştır.

Yeni müşteri katılımı gibi tipik bir iş akışını düşünün. Geçmişte işlemin ortalama 10 gün sürdüğünü varsayalım. Bu iş akışının verimliliğini ve üretkenliğini artırmak isteyen kuruluşunuz bir otomasyon çözümü uygular. İşlem artık bir gün sürüyor. Yine de geçtiğimiz hafta bazı nedenlerden dolayı işe alım süreci 3 gün sürüyordu. Gerçek zamanlı verilere erişim olmadan, gecikmenin nedenini belirlemek imkansızdır.

İş akışları akıcıdır. Kuruluşların darboğazları belirlemek ve çözmek için anında geri bildirime ihtiyacı vardır. Modern bir iş akışı yönetim sistemi, paydaşlara süreçlerinden en iyi şekilde yararlanmaları için ihtiyaç duydukları güçlü içgörüler sağlar.

Üretkenliği artırmak için görevleri kolaylaştırma
Kapsamlı bir iş akışı yönetim sistemi, kuruluşların güçlü otomasyon çözümlerinden yararlanmasına olanak tanır. McKinsey tarafından yapılan araştırmaya göre, mesleklerin tahminen% 60’ı otomasyon sayesinde zamanlarının% 30’unu kurtarabilir. Otomasyona uygun görev türleri, zaman alıcı ve tekrarlayan görevlerdir. Örneğin, hataya açık manuel veri girişi görevlerini, verileri çıkaran ve merkezi bir veri yönetim sistemine giren bir otomasyon çözümüyle değiştirmek.

Zaman tasarrufu sağlamanın ve hataları azaltmanın yanı sıra, bir iş akışı yönetim sistemi çalışan üretkenliğini önemli ölçüde artırır. Hangi görevlerden sorumlu olduklarını bilmekte rahatlarlar ve kuruma daha fazla değer sağlayan görevler üzerinde çalışmaktan zevk alırlar. Çalışanlar da zamanlarını daha iyi yönetebilir ve organizasyon genelinde kesintisiz iletişim sağlanır.

Bir iş akışı yönetim sisteminin de kuruluşlara esneklik sağlaması gerekir. Paydaşlar, gerçek dünyadaki zorluklara yanıt vermek için değişiklikleri uygulayabilmelidir. COVID-19 salgını buna iyi bir örnektir. Birdenbire, tüm iş gücünün uzaktan çalışmaya geçmesi gerekiyordu. Bütçe kesintileri ve azalan tüketici talebi, çalışanları birden fazla şapka takmaya zorladı. Bu zorluklara yanıt vermek için en iyi konumda olan kuruluşlar, iş akışlarını anında yeniden yapılandırabilenlerdi. Bir iş akışı yönetim sistemiyle, kuruluşlar bu tür zorluklar ve dalgalanmalar için plan yaparak uygun ve etkili bir yanıt oluşturabilir.

Son düşünce
Kuruluşlar her zamankinden daha fazla belirsizlik ve zorlukla karşı karşıyadır. İş akışı yönetimi yazılımı gibi otomatik bir çözümden yararlanmak, kuruluşlara benzersiz esneklik ve verimlilik sağlar. ProcessMaker, kuruluşunuzu bir sonraki düzeye taşımanıza yardımcı olabilecek birinci sınıf düşük kodlu iş akışı yönetimi yazılımı sağlar.

About the author

BPM Nedir

BPM Nedir Bloger

View all posts